Túlóracsökkentéssel a dolgozói jóllétbe



Megbízói észlelés:

A cégvezető arról számolt be, hogy folyton elmegy egy-egy jó kolléga és mást se csinál a vezetés, mint új kollégákat vadászik a piacon a pótlásukra. Az elmenő kollégák túlterheltségre panaszkodtak, pedig látszólag jól kidolgozott és dokumentált folyamatok mentén dolgozott a szervezet.


„Csak arra tudtam gondolni, hogy legalább a két kulcsemberemet tartsátok itt valahogy, mert fogalmam sem volt, hogyan tudnám őket pótolni, ha felállnak.”
(utólag elárult cégvezetői vallomás)


Valódi kihívás:

A cégben általános volt a túlterheltség, magas a túlóraszám, időszakosan néhány főnél 4-5 óra/nap is előfordult. A szervezeti egységek között akadozott az információáramlás. A tevékenységek végzése szokásalapú, strukturálatlan, a dolgozók átlagosan a munkaidejük 1/3 részében más területhez, nem pedig saját feladatkörükhöz tartozó tevékenységet végeztek. Léteztek ugyan eljárásrendek, de azoktól eltért a valóság. Mindez jelentős, 20% fölötti önkéntes fluktuációval járt. A minőségi kollégák pótlása állandó stresszt okozott a cégvezetésnek.

Válaszaink, megoldásaink:

Az egyes szervezeti egységeken belül csoportokat képeztünk az információs monopóliumok felszámolásával, helyettesíthetőség kialakításával, folyamatkoordinátorok kinevezésével. Letisztítottuk a feladatköröket. Kompetenciafelmérés alapján fejlesztéseket valósítottunk meg. Növeltük a motivációt a szervezeti egységek és az egyének szintjén is, mert megfelelő motiváció nélkül nincs hatékonyság. Optimalizáltuk a szervezeti egységek közötti információáramlást. Erősítettük a munkatársak IT támogatását, kulcsfelhasználókat neveztünk ki és kiképeztük őket. Az eljárásrendeket az új folyamatoknak megfelelően alakítottuk át.

Konklúzió, eredmények:

A cégvezetői észlelés rámutatott arra, hogy milyen az, amikor a problémák túlnőnek a munkatársakon és felérnek a cégvezető szintjére, legalábbis tüneti szinten. A folyamatok alapos vizsgálata során azonban fény derült arra, hogy a végzett tevékenységekkel, az azokat támogató eszközökkel és a hatékonysággal is van mit kezdeni, bőven van tér a fejlődésre, javulásra. A folyamatok átszervezése és a hatékonyságjavítási intézkedések hatására jelentősen nőtt a dolgozói elégedettség és lojalitás. A gördülékeny folyamatok növelték az ügyfélorientáltságot és a vevői elégedettséget. Mindez a nap végén számottevő vezetői elégedettségnövekedést eredményezett.

A túlórázás megszűnt a szervezetben, ez átlagosan napi 1 óra 12 perccel jelent több szabadidőt a munkavállalóknak, ami által jelentősen nőtt a dolgozói elégedettség és az önkéntes fluktuáció a negyedére esett vissza (20%-ról 5%-ra). Csökkentek a bérköltségek 22,5%-kal, ezáltal nőtt a profitabilitás.