A digitalizáció korában élünk. Számos vállalat igyekszik ezt kihasználni saját működése során. Az elektronizáció igénye egybeesik a papírmentes iroda reneszánszával. A papírmentességhez vezető utak egyike az elektronikus workflow bevezetése. Ilyenkor a munkafolyamat (egymást követő feladatok, munkafázisok láncolata, amelyet egy vagy több személy egymás után vagy esetleg párhuzamosan egy közös cél elvégzése érdekében hajt végre) strukturált és logikus támogatást kap egy informatikai alkalmazásban. Fontos, hogy a workflow-val támogatott üzleti folyamat minden lépését kivétel nélkül le kell képezni – függetlenül attól, hogy azt mely szervezeti egység milyen beosztású kollégája végzi – az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítása, nyilvántartása, összefogása, azaz a munkafolyamat vezérelhetősége érdekében. A papírmentesség, és ebből fakadó költségcsökkentés mellett további hasznot is hajt számunkra a workflow, mert gyorsabb, átláthatóbb, jogszabályoknak és saját belső szabályzatainknak megfelelő működést kényszeríthet ki, vagyis irányíthatóvá teszi az adott folyamatot zárt rendszerként funkcionálva.

Ha jól építjük fel a workflow-t, akkor az irodán kívülről is elérhető, gombnyomásra, egy felületről elérhetővé tesz minden bizonylatot, figyelmeztetést küld a határidős teendőkről. Az ellenőrzések nagy része automatizálhatóvá válik, vagyis a papírhalmokban való hosszas kutakodás helyett néhány kattintással elérhetőek a döntéshez szükséges információk, így rengeteg aláírásra fordított idő spórolható meg.

Javul a leképezett folyamat irányíthatósága, hiszen

  • hatékonyabbá válik a munkavégzés (pl. kevesebb túlóra, de magasabb minőség), jelentős átfutási idő csökkenés érhető el,
  • egy bizonylat egyszerre több helyen is használható a bizonylat fizikai utaztatása nélkül. Ezáltal a beérkező papír alapú számlák csak elektronikus formában közlekednek, feleslegessé válik egyes bizonylatok nyomtatása, másolása, küldözgetése, így elkerülhető a bizonylatok „elkallódása”.
  • átláthatóvá és jól tervezhetővé válik a folyamat, gyorsan állnak elő az üzleti döntésekhez elengedhetetlen vezetői információk.

Tartsuk szem előtt azonban azt, hogy önmagában a workflow csak egy hasznos eszköz, ha rosszul működő folyamatot képezünk le vele, attól nem fog a működésünk feljavulni! Bármit, ami algoritmizálható, meg lehet jeleníteni workflow-ban, jót és rosszat egyaránt. Vagyis érdemes a workflow bevezetést megelőzően az adott folyamatunkat alaposan megvizsgálni, és ha szükséges átalakítani, hogy a leképezés után valóban érvényesüljenek az irányíthatóságból, papírmentességből, gyorsaságból, megfelelőségből fakadó előnyök.

Ha részletesebben érdekel a téma, illetve konkrét esetben igénybe vennéd segítségünket, kérjük, foglalj “online cégfelújítási szauna” időpontot vagy válts dimenziót a “cégfelújító tandem” megoldással!