Trivialitásnak tűnik, hogy egy projekt – különösen, ha egy komplex, több éven átívelőről van szó – legyen strukturált és készüljön róla rendszeresen beszámoló, hiszen az elmúlt években sokak megtanulhatták, hogyan kell egy Európai Uniós projektet adminisztrálni, vagy legalábbis azt, hogy milyen dokumentumok születnek belőle időről-időre. Látható ezekből, hogy tartható-e a véghatáridő, vagy jól van-e megtervezve a felhasználható forrás? Vajon gondolt-e a kedvezményezett minden olyan járulékos projektelemre, ami a megvalósítás utáni üzemeltetési időszakhoz elengedhetetlen?

Naná, hogy nem. Valójában a kötelező adminisztráció egyáltalán nem biztosítja a projekt kedvezményezettje számára az irányításhoz, jó döntésekhez szükséges összes információt. Ennek oka nagyon egyszerű és azon a logikán alapszik, hogy az uniós források lehívásához meghatározott időszakonként a múltra vonatkozó adatok megadása van előírva, ami alapján a kifizetés ütemezése megtörténik. Ez pusztán az előre meghatározott támogatási szerződésben lefektetett finanszírozási összeg szerződésszerű célokra történő elköltését tartja szem előtt. Könnyű belátni, hogy ez az Európai Unió és a Magyar Állam védelmét szolgálja, ami elvitathatatlanul fontos.

A kedvezményezettnek azonban sokkal többre van szüksége. Ezért érdemes a projektet már az első pillanattól fogva az elérendő céloknak megfelelően strukturálni és a beszámolást is ehhez igazítani:

– alakítsunk ki a projekten belül nagyobb részcsomagokat, amelyeket egy szállítótól tudunk beszerezni, egyszerűsítvén az életünket,

– rendszeresen monitorozzuk a múlt történésein (tényadatok) kívül a jövőbeli feladatok megvalósíthatóságát, azok előfeltételeit stb.,

– ha szükséges, kalkuláljunk a közbeszerzések átfutási idejével is, szem előtt tartva, hogy az eljárások lefolytatása a gyakorlatban a jogszabályban meghatározottnál jócskán hosszabbra nyúlhat,

– a belső beszámolás kövesse azon elveket, amiket vállalkozásunk napi rutin működésében is követünk (korai előrejelzés, tervek felülvizsgálata, szigorú költséggazdálkodás stb.).

Ez így már tényleg jól hangzik, nem?

Ha részletesebben érdekel a téma, illetve konkrét esetben igénybe vennéd segítségünket, kérjük, foglalj “online cégfelújítási szauna” időpontot vagy válts dimenziót a “cégfelújító tandem” megoldással!