Állandóság? Változtatás? Melyik az üdvözítő? Tulajdonképpen a mindennapi életben szeretjük az állandóságot, hiszen az kényelmes, kellemes, kiszámítható. Persze, változtatások nélkül viszont unalmas lenne, ezért időnként rászánódunk valamilyen újdonság bevezetésére. Valójában egy dolog van az életben ami állandó, a változ(tat)ás. A céges létünkben is így van ez. Jó esetben alkottunk stratégiát, aminek mentén működtetjük a szervezetet. Azonban ez a stratégia sem örökéletű, időnként célszerű felülvizsgálni és átszervezni működésünket. Mikor érdemes ezt megtenni? A felülvizsgálatot vagy
- külső körülmények kényszerítik ki, mint például a versenytársak magatartásának változása, a jogszabályi környezet megújulása, vevői igények átalakulása stb., vagy
- belső körülmények kényszerítik ki. Ilyen például a tulajdonosváltás, menedzsmentváltozás, kulcsemberek megtartásának igénye, profitelvárások változása stb..
Tapasztalataink szerint a stratégia felülvizsgálatának legnagyobb buktatója, hogy nem akarunk kilépni a kényelemből és ezért csak apróbb változtatásokban gondolkodunk. Az apróbb változtatások azonban a legritkább esetben hozzák meg az akár kívülről, akár belülről forszírozott eredményeket. Vegyünk egy egyszerű példát! Ha azt észleljük, hogy ügyfeleink gyorsabb átfutású, számukra kényelmesebb ügyintézést várnak el tőlünk, akkor az ügyfél-elégedettség javítása érdekében célul fogalmazhatjuk meg a manapság divatos bürokráciacsökkentést. Kényelmes megközelítésben a jelenlegi folyamatainkon érdemben nem változtatunk, hanem például hosszabb ügyintézési idősávokat jelölünk meg vevőink részére és/vagy egy-egy kollégánkat csökkentett normaidővel próbáljuk a feladatok gyorsabb elvégzésére ösztönözni. Ezek az intézkedések ugyan hozhatnak némi eredményt, de összességében ügyfeleink számára nem jelentenek komoly előrelépést, saját kollégáink frusztrációját ellenben kiválthatjuk. Ha rászánjuk magunkat az érdemi változtatásra, akkor
- felülvizsgáljuk és egyszerűsítjük folyamatainkat,
- ahol még nem tettük meg, ott elektronizálunk,
- csökkentjük a papíráramlást,
- megszüntetjük a redundáns feladatvégzést,
és így tesszük ügyfeleinket ténylegesen elégedettebbé. Ez esetben ráadásul saját munkatársaink is jól járhatnak, hiszen felesleges adminisztratív időtöltés helyett értelmes, hozzáadott értékkel bíró munkát végezhetnek. A „dolgozik a hivatal” helyett „szolgáljuk vevőinket” felfogás kerül előtérbe, amellyel mindenki profitál.
Tanulságként leszűrhető, hogy érdemes kitörni a kényelemből, mert az érdemi változások hozzák meg a valódi hatékonyságjavulást és teszik cégünket sikeresebbé, eredményesebbé.
Ha részletesebben érdekel a téma, illetve konkrét esetben igénybe vennéd segítségünket, kérjük, foglalj “online cégfelújítási szauna” időpontot vagy válts dimenziót a “cégfelújító tandem” megoldással!