Ha már egyszer a kiszervezés mellett döntöttünk és ettől várjuk cégünk hatékonyságjavulását, érdemes alaposan megtervezni, hogy pontosan mit és hogyan akarunk leválasztani a saját profilunkról. Miért foglalkozzunk ezzel a kérdéssel, ez evidens, nem? Látjuk, hogy nem hasít elég jól a hajónk a vízen, tehát megnézzük, hogy az alaptevékenységünkön kívül végzettekből mi az, amit a piacról megvéve például költséget takaríthatunk meg. Ha ez megtörtént, akkor versenyeztetjük a piaci szereplőket, és hipp-hopp már oda is jutunk, hogy leépíthetjük a cégen belüli tevékenységet. Leegyszerűsítve, valóban ez a képlet. Azonban gondoljunk bele abba, hogy egy viszonylag áttekinthető, jól megfogható tevékenység, mint a logisztikai szolgáltatás definiálása is milyen precizitást igényel, hiszen például a választott paritás és az abból fakadó felelősségi, pénzügyi és egyéb tényezők nagyon eltérő kondíciókat eredményezhetnek. Vagy például a textília mosatás esetében, vajon hogyan jut a tiszta textília annak közvetlen felhasználási helyére: oda viszi a szolgáltató vagy leteszi a portán?
Minél komplexebb tevékenység kiszervezéséről van szó, annál több kérdés, pontosítandó feltétel merül fel. Szögezzük le: az jó, ha egyszerűsítésre törekszünk, hiszen az hatékonyságnövelő lehet, de az nem, ha önkényesen leegyszerűsítünk összetett dolgokat, mert abból komoly problémáink is adódhatnak, végső soron akár a saját termékünk/szolgáltatásunk is sérülhet. Kiszervezés esetében (jelen gondolatébresztőben nem foglalkozunk a kiszervezési döntések megtámogatásának metodikájával) ügyeljük arra, hogy a mi termék-előállításunk, szolgáltatásnyújtásunk korábbihoz képest gördülékenyebben menjen, (például jobb minőséget, olcsóbb eladási árat, gyorsabb elérhetőséget akarunk biztosítani) hiszen ezért vágtunk bele abba. Ehhez szükséges, hogy
– 
pontosan felmérjük még a kiszervezés előtt az érintett tevékenység általunk történő végzését,
– a tevékenységet kicsit tágabban, kapcsolódási pontokkal, folyamatként vizsgáljuk,
– a folyamat minden eleméhez rendeljünk felelőst, inputot, outputot, határidőt stb.,
– tervezzük meg a külső fél által nyújtott tevékenység és a belül maradó tevékenységek kapcsolódását és pontos feltételeit.
Ez utóbbi feladat lesz az, amin áll vagy bukik a kiszervezési akciónk sikeressége, ezért szánjunk rá kellő időt, energiát. Ha ugyanis bármilyen probléma adódik a kiszervezés után az érintett tevékenység végzésével, a külső fél által nyújtott rész kapcsán csak korlátos – szerződésben rögzített – lehetőség fog rendelkezésünkre állni annak megoldásában. Saját, rugalmas munkaszervezési módszereinket tűzoltásként nem fogjuk tudni bevetni, mivel kizárólag a bennmaradó feladatokra lesz közvetlen hatásunk, a külső szolgáltatónak pedig a szerződése lesz irányadó. Ugyan hosszabbtávon a szerződés módosításával tudhatunk élni, ez azonban nem küszöböli ki az akut bajokat és az esetleges komoly károkat. Éppen ezért előre és alaposan átgondolva határozzuk meg és rögzítsük szerződésben a külső fél feladatait, szolgáltatási szintjét, figyelemmel saját működésünkre és érdekeinkre.
Ha részletesebben érdekel a téma, illetve konkrét esetben igénybe vennéd segítségünket, kérjük, foglalj “online cégfelújítási szauna” időpontot vagy válts dimenziót a “cégfelújító tandem” megoldással!